Una raccomandata elettronica per snellire la burocrazia? Quanto meno evita le file alla Posta
L'E-mail è certamente uno dei mezzi di comunicazione più diffuso per la sua economicità e l'immediatezza di trasmissione. Presenta però dei punti deboli, quali, ad esempio, la possibilità di falsificare il mittente o l'orario di invio, che hanno indotto a ricercare forme di comunicazione più sicura, come appunto la Posta Elettronica Certificata (PEC), nata per assicurare agli utenti la certezza, il valore legale, l'invio e la consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario…
Per molti aspetti simile al modello cartaceo della raccomandata con ricevuta di ritorno, si differenzia da quest'ultima in quanto la PEC permette di conoscere con certezza il mittente reale del messaggio, assicurando così la possibilità di legare in maniera certa ed inopponibile la trasmissione con il documento trasmesso. Inoltre, rispetto alla raccomandata A/R, la PEC presenta ulteriori vantaggi: semplicità ed economicità di archiviazione, inoltro e riproduzione; facilità di invio a più destinatari contemporaneamente con costi decisamente irrisori; possibilità di consultazione ed uso anche da postazione diverse da quelle del proprio ufficio o abitazione ed in qualunque momento, grazie alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica. I soggetti coinvolti nella trasmissione di documenti informatici tramite il sistema della PEC, sono il mittente del messaggio, il gestore del mittente, cioè il soggetto con il quale il mittente ha un rapporto per poter usufruire del servizio di PEC, il gestore del destinatario, cioè il soggetto con il quale il destinatario mantiene un rapporto per usufruire del servizio di PEC, il destinatario del messaggio. Prima di procedere all'analisi pratica della trasmissione di documenti informatici tramite PEC, è bene anticipare qualche informazione sui cosiddetti Gestori ovvero le aziende, anche Pubbliche Amministrazioni, che possono offrire il servizio di Posta Elettronica Certificata, dopo aver dimostrato di essere in possesso dei requisiti richiesti dalla normativa di riferimento e dopo essere stati iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dal CNIPA. In particolare, i Gestori si occupano di garantire le fasi di invio e di consegna di un messaggio, oltre che ovviamente rilasciare caselle e domini PEC.
Il processo di trasmissione del documento informatico attraverso la PEC, inizia con il riconoscimento del mittente da parte del proprio gestore di PEC attraverso modalità determinate che possono essere la tradizionale accoppiata user-id/password oppure modalità che si basano su supporti quali, ad esempio, la smart-card. Dopo la fase di riconoscimento, il mittente invia il messaggio di PEC, utilizzando l'interfaccia disponibile che può essere un web browser oppure un client di posta elettronica. Il mittente, attraverso la PEC, ha la possibilità di inviare qualsiasi tipo di documento informatico, ad es. un testo, un'immagine, un applicazione e così via. Una volta che il mittente ha inviato il messaggio, quest'ultimo viene sottoposto ad una serie di controlli da parte del gestore della PEC del mittente, controlli che sono finalizzati alla verifica della correttezza formale del messaggio e dell'assenza di virus. Nel caso in cui i controlli abbiano esito negativo, il messaggio non viene inviato al destinatario ed il mittente riceve una ricevuta, firmata elettronicamente dal proprio gestore, nella quale si dà avviso del mancato recapito del messaggio e le relative motivazioni. Nel caso in cui, invece, i controlli abbiano esito positivo, il gestore del mittente firma elettronicamente il messaggio da inviare, al fine di garantirne l'inalterabilità, e lo inoltra al gestore del destinatario. Quest'ultimo, ricevuto il messaggio, provvede ad una serie di controlli per verificare la provenienza del messaggio (da un gestore PEC iscritto nell'apposito elenco) e l'integrità del messaggio ricevuto, sempre al fine di garantirne la non alterazione nel transito da un gestore all'altro. Anche in questo caso, se i controlli effettuati hanno esito negativo, il gestore del destinatario blocca l'inoltro del messaggio al destinatario e notifica al mittente la mancata consegna e le relative motivazioni. In caso contrario, invece, il gestore del destinatario inoltra il messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e, in seguito, invia al mittente una ricevuta, firmata elettronicamente, di avvenuta consegna, che riporta anche il contenuto del messaggio inviato.
Nel momento in cui il messaggio inviato diviene disponibile nella casella del destinatario si conclude il sistema di trasmissione della PEC, pertanto la lettura del messaggio da parte del destinatario è da considerarsi un'azione estranea ed esterna al processo di trasmissione.
Inoltre, è utile specificare che, nell'ipotesi in cui il gestore verifichi la presenza di virus del messaggio, inviato o ricevuto, non solo non lo deve trasmettere, ma è obbligato a conservare il messaggio in un apposito archivio, il cosiddetto Log File, per una durata di trenta mesi, così come prescritto dalle norme, al fine di poter effettuare successive verifiche circa l'evento rilevato.
È facile comprendere come la diffusione della PEC comporti notevoli vantaggi sia per i privati che per le Pubbliche Amministrazioni. Per quanto riguarda i primi, essi avranno un notevole risparmio di tempo e di denaro, comunicando con la PA attraverso l'utilizzo di questo nuovo mezzo di comunicazione, che come abbiamo visto presenta molti più vantaggi rispetto la tradizionale raccomandata A/R e si presta bene ad essere utilizzato per le comunicazioni 'ufficiali' che richiedono la certificazione delle fasi di invio e ricezione del messaggio. Per quanto riguarda, invece, i vantaggi per la PA, le stime in possesso del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie calcolano che la PEC si in grado di produrre per le PA un risparmio notevole: si parla di 2 Euro di spesa rispetto ai 20 attuali per l'invio di comunicazioni con raccomandata. Oltre questa economia, non è da sottovalutare la prevedibile diminuzione dei contenziosi, in merito alla ricezione ed invio di documenti e la riduzione dei tempi delle pratiche burocratiche.